Arbeiten im Ausland: Die A1-Bescheinigung für Schweizer Arbeitgeber

Immer mehr Schweizer Unternehmen sind international tätig – sei es durch Installationen beim Kunden vor Ort, durch Messeauftritte oder durch kurzfristige Service- und Beratungsaufträge. Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) schicken ihre Mitarbeitenden regelmässig für einige Tage oder Wochen ins Ausland.

Was viele nicht wissen: Selbst für kurze Auslandseinsätze innerhalb der EU und EFTA ist die A1-Bescheinigung obligatorisch. Sie dient als Nachweis, dass die Mitarbeitenden weiterhin der Schweizer Sozialversicherung unterstellt sind. Wer darauf verzichtet, riskiert unangenehme Konsequenzen – von Bussgeldern über Doppelversicherungen bis hin zu Problemen bei Behördenkontrollen.

Auslands-Reise steht an? A1-Bescheinigung nicht vergessen!

Dieser Artikel gibt Schweizer Arbeitgebern einen praxisnahen Überblick: Was ist die A1-Bescheinigung, wann wird sie benötigt, wie wird sie beantragt – und welche Risiken drohen bei einer fehlenden Bescheinigung?

Was ist die A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung ist ein offizielles Formular im Rahmen der EU- und EFTA-Regelungen zur Koordinierung der Sozialversicherungen.

• Sie bestätigt, dass eine in die EU/EFTA entsandte Person weiterhin in der Schweiz sozialversichert bleibt.

• Sie verhindert, dass im Ausland zusätzlich Beiträge zu den dortigen Sozialversicherungen fällig werden.

• Sie gilt als verbindlicher Nachweis bei Behördenkontrollen, etwa durch Arbeitsinspektoren oder Zollbehörden.

Ohne diese Bescheinigung kann das ausländische Einsatzland verlangen, dass lokale Sozialabgaben gezahlt werden. Das führt nicht nur zu Mehrkosten, sondern auch zu erheblichem administrativem Aufwand.

Wann wird eine A1-Bescheinigung benötigt?

Viele Arbeitgeber glauben, die A1 sei nur für langfristige Entsendungen relevant. Das ist ein Irrtum. Die Bescheinigung wird benötigt:

• Für kurzzeitige Geschäftsreisen: z. B. Teilnahme an Messen, Konferenzen oder Kundenmeetings.

• Für Montage- und Installationsarbeiten: auch wenn der Einsatz nur wenige Tage dauert.

• Für längere Entsendungen: z. B. Projektarbeit im Ausland für mehrere Monate (in der Regel bis maximal 24 Monate).

• Für Homeoffice im Ausland: wenn ein Mitarbeitender zeitweise von einem Wohnsitz in der EU/EFTA aus arbeitet.

Kurz gesagt: Sobald eine versicherte Person aus der Schweiz in einem EU-/EFTA-Staat arbeitet – egal wie kurz –, ist die A1-Bescheinigung erforderlich.

Wer beantragt die A1-Bescheinigung – und wo?

Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber. Er muss den Antrag rechtzeitig vor der Reise stellen.

• Zuständig sind die AHV-Ausgleichskassen, bei denen das Unternehmen angeschlossen ist.

• In vielen Fällen können die Formulare heute online eingereicht werden.

• Die Bearbeitungszeit variiert je nach Ausgleichskasse, liegt aber oft zwischen einigen Tagen und zwei Wochen.

Wichtig: Der Mitarbeitende muss die A1-Bescheinigung während des Auslandseinsatzes stets mitführen und auf Verlangen vorzeigen können.

Risiken bei fehlender A1-Bescheinigung

Wer Mitarbeitende ohne gültige A1-Bescheinigung ins Ausland schickt, riskiert erhebliche Nachteile:

1. Doppelversicherung

   Das Einsatzland kann verlangen, dass Sozialversicherungsbeiträge lokal bezahlt werden – obwohl die Mitarbeitenden in der Schweiz bereits versichert sind.

2. Bussgelder und Sanktionen

   Manche Länder verhängen Strafen, wenn bei Kontrollen keine A1-Bescheinigung vorgelegt werden kann.

3. Arbeitsrechtliche Probleme

   Behörden können Mitarbeitende von der Tätigkeit abziehen oder Projekte stoppen, bis die Unterlagen vorliegen.

4. Imageschaden beim Kunden

   Kommt es zu Problemen bei einer Messe oder Installation, wirkt sich das negativ auf die Geschäftsbeziehung aus.

Typische Fehler in der Praxis

• „Für eine zweitägige Messe brauche ich keine A1.“

  Doch, auch für Kurzreisen ist die Bescheinigung erforderlich.

• „Wir beantragen nur bei langfristigen Entsendungen.“

  Das kann zu doppelten Beiträgen führen, selbst bei wenigen Tagen Arbeit im Ausland.

• „Die Mitarbeitenden kümmern sich selbst darum.“

  Falsch: Der Antrag muss durch den Arbeitgeber gestellt werden.

• „Wir haben einmal beantragt, das reicht für alle Reisen.“

  Jede einzelne Entsendung oder Dienstreise erfordert eine eigene Bescheinigung – es sei denn, es handelt sich um eine Sammelbewilligung bei sehr regelmässigen Reisen.

Praktische Tipps für Arbeitgeber

Damit es nicht zu Problemen kommt, empfiehlt es sich, die A1-Bescheinigung fest in den betrieblichen Ablauf zu integrieren:

• Checkliste im HR-Prozess: Vor jeder Auslandsentsendung prüfen, ob eine A1 beantragt werden muss.

• Frühzeitig beantragen: Bearbeitungszeit der AHV-Ausgleichskasse einkalkulieren.

• Mitarbeitende informieren: Sie sollten wissen, dass sie das Dokument im Ausland mitführen müssen.

• Sammelanträge nutzen: Bei häufigen Auslandseinsätzen einzelner Mitarbeitender können Ausgleichskassen längere Bescheinigungen ausstellen.

• Treuhandbüro einbeziehen: Gerade bei gemischten Einsatzformen (Homeoffice + Auslandseinsätze) lohnt sich eine professionelle Abklärung.

Fazit: Rechtzeitig planen, Probleme vermeiden

Die A1-Bescheinigung mag auf den ersten Blick wie ein reines Formular wirken – in der Praxis ist sie jedoch der Schlüssel zur Vermeidung von Doppelbelastungen und rechtlichen Schwierigkeiten.

Für Schweizer Arbeitgeber, die Mitarbeitende auch nur gelegentlich ins Ausland schicken, gilt: Eine A1-Bescheinigung ist Pflicht. Wer rechtzeitig plant und klare Abläufe etabliert, spart sich Ärger, Kosten und Zeit.

Unser Tipp: Prüfen Sie jede Auslandstätigkeit im Vorfeld und stellen Sie sicher, dass die Bescheinigung rechtzeitig beantragt wird. Bei Fragen oder Unsicherheiten stehen wir Ihnen als Treuhandbüro gerne beratend zur Seite.