Die virtuelle Generalversammlung – Möglichkeiten, Voraussetzungen und Risiken

Virtuelle GV - die neue Art der Versammlung

Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftsprozesse gestalten – auch bei der Durchführung von Generalversammlungen (GV). Seit einer kürzlichen Gesetzesänderung ist es für Schweizer Gesellschaften möglich, ihre GV vollständig virtuell abzuhalten. Dies eröffnet Unternehmen neue Chancen, bringt aber auch spezifische rechtliche und organisatorische Herausforderungen mit sich.

In diesem Artikel beleuchten wir die verschiedenen Arten virtueller GVs, die notwendigen Voraussetzungen sowie die potenziellen Risiken, die Geschäftsführer und Verwaltungsräte beachten sollten.

Arten der virtuellen Generalversammlung

Es gibt verschiedene Formate für die virtuelle GV:

• Vollständig virtuelle GV: Findet ausschliesslich über digitale Kommunikationsmittel statt, ohne physische Präsenz der Aktionäre. Diese Variante bietet maximale Flexibilität, erfordert jedoch eine besonders sorgfältige technische Umsetzung, um eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten.

• Hybride GV: Kombination aus physischer Präsenz und virtueller Teilnahme, ideal für Unternehmen mit unterschiedlichen Aktionärsbedürfnissen. Dieses Modell erlaubt es den Teilnehmenden, individuell zu entscheiden, ob sie vor Ort oder digital teilnehmen möchten.

Die Gesetzesrevision hat klargestellt, dass eine virtuelle GV grundsätzlich gleichwertig zur traditionellen GV ist, sofern:

• Eine zuverlässige und sichere elektronische Kommunikation gewährleistet ist.

• Alle Teilnehmenden ihre Rechte uneingeschränkt wahrnehmen können.

• Eine interaktive Teilnahme mit Stimmabgabe und Diskussion ermöglicht wird.

• Die Identifikation der Teilnehmenden sichergestellt ist, um eine missbräuchliche Teilnahme zu verhindern.

Voraussetzungen für die Durchführung einer virtuellen GV

Unternehmen müssen einige Anforderungen erfüllen, um eine virtuelle GV rechtskonform und effizient abzuhalten:

• Statutenanpassung: Eine GV kann nur dann virtuell abgehalten werden, wenn dies in den Statuten vorgesehen ist. Eine bestehende Gesellschaft muss daher eine Änderung beschliessen und diese im Handelsregister eintragen lassen. Ohne diese Anpassung bleibt die virtuelle GV unzulässig.

• Technische Infrastruktur: Die gewählte Plattform muss eine sichere Identifikation der Teilnehmenden ermöglichen und Datenschutzrichtlinien erfüllen. Die Vertraulichkeit und Integrität der Datenübertragung sind essenziell.

• Gewährleistung der Stimmrechte: Elektronische Abstimmungen müssen transparent und nachvollziehbar sein. Es müssen Mechanismen existieren, um eine fälschungssichere Erfassung und Speicherung der Stimmen sicherzustellen.

• Fehlertoleranz: Es sollten alternative Kommunikationskanäle bereitstehen, falls technische Probleme auftreten. Ein Notfallplan zur schnellen Behebung von Störungen ist empfehlenswert.

• Moderation und Ablaufkontrolle: Eine gut organisierte Moderation stellt sicher, dass die Diskussionen effizient verlaufen und dass alle Teilnehmenden ihre Rechte in angemessener Weise ausüben können.

Rechtliche und organisatorische Risiken

Trotz der Vorteile sollten Unternehmen die Risiken nicht unterschätzen:

• Beweissicherung: Eine lückenhafte Dokumentation kann zu Anfechtungen führen. Unternehmen sollten Abstimmungen klar protokollieren und, falls zulässig, die GV aufzeichnen. Die Protokollierung muss rechtskonform und revisionssicher sein.

• Technische Probleme: Internetverbindungsprobleme oder Cyberangriffe könnten den Ablauf der GV gefährden. Unternehmen sollten Tests vorab durchführen, eine stabile IT-Infrastruktur nutzen und eine Notfallstrategie haben.

• Datenschutz und IT-Sicherheit: Die Übertragung sensibler Daten über das Internet birgt Sicherheitsrisiken. Die verwendete Plattform sollte Verschlüsselungs- und Authentifizierungsverfahren bieten, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Praxistipps für eine erfolgreiche virtuelle GV

Um eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten, sollten Unternehmen folgende Punkte beachten:

• Aktionäre frühzeitig informieren: Klare Kommunikation über das Format verhindert Missverständnisse und stellt sicher, dass sich alle Teilnehmenden mit der Plattform vertraut machen können.

• Technische Infrastruktur testen: Eine stabile Plattform, sichere Authentifizierung und ausreichende Serverkapazität sind essenziell, um Verzögerungen oder Systemausfälle zu vermeiden.

• Moderation sicherstellen: Ein strukturierter Ablauf mit festgelegten Redezeiten sorgt für eine effiziente Versammlung. Gezielte Moderation hilft, Diskussionen geordnet zu führen.

• Abstimmungen transparent dokumentieren: Eine nachvollziehbare Erfassung der Stimmabgaben minimiert spätere rechtliche Probleme und schafft Vertrauen bei den Aktionären.

• Ersatzkanäle bereitstellen: Falls Teilnehmende technische Probleme haben, sollte es eine alternative Möglichkeit zur Kommunikation und Abstimmung geben.

• IT-Sicherheit priorisieren: Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und sichere Passwörter sind entscheidend, um die Vertraulichkeit der Versammlung zu gewährleisten.

Fazit: Virtuelle GVs bieten Chancen, erfordern aber sorgfältige Planung

Die Möglichkeit, eine Generalversammlung vollständig virtuell abzuhalten, bietet Unternehmen in der Schweiz eine moderne und effiziente Alternative zu traditionellen Formaten. Sie erlaubt eine flexiblere Teilnahme, reduziert Reisekosten und ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung. Allerdings müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden, insbesondere in Bezug auf die Statutenanpassung, die technische Umsetzung und die rechtlichen Rahmenbedingungen.

Geschäftsführer und Verwaltungsräte sollten sich frühzeitig mit den Voraussetzungen und möglichen Risiken auseinandersetzen, um eine rechtssichere Durchführung zu gewährleisten. Mit einer sorgfältigen Planung, einer robusten technischen Infrastruktur und einer transparenten Kommunikation lässt sich eine virtuelle GV erfolgreich umsetzen, ohne dass rechtliche oder organisatorische Fallstricke auftreten. Eine professionelle Vorbereitung und der Einsatz bewährter Technologien sorgen dafür, dass die virtuelle GV nicht nur eine Notlösung ist, sondern eine echte Alternative für die Zukunft darstellt.